Emails in French, a common challenge…

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We often hear how writing emails in French can cost just too much time. One solution that works for many people is to begin building a “toolbox” of useful phrases. A toolbox is a simple idea you just start keeping a list of common and useful expressions perhaps on your desktop or in a notebook next to your keyboard? There’s nothing wrong with reusing some standard phrases if it helps save you time and communicate clearly. You probably already have 2 or 3 sentences you reuse again and again. But sometimes the tone just isn’t right, is it? To help you find the right words when you need them here are great expressions for opening and closing an email. As you read through them ask yourself two simple questions:

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1. When would I use this?

2. When will I use this?

 

1. Expressions for starting an email

 

1. Madame, Monsieur : If you do not know the person

2. Madame / Monsieur : if you have identified the person

3. Chère Madame / Cher Monsieur : if you already know the person well, otherwise to ban

4. Madame X / Monsieur X : to avoid, because too heavy

5. Steven, Cynthia , Olivier, … : If you are colleagues

 

   2. Expressions for closing an email

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 Expressions to thank, especially for letters

 

1. Sincères salutations : It is simple and efficient

2. Mes salutations distinguées : Very formal but very necessary

3. Mes respectueuses salutations: Formal

4. Bien à vous : familiar, keep it for your colleagues

5. Au plaisir et amicalement : familiar, only if you know the person well

6. Cordialement : the classic one, to be used in all circumstances.

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If you send an important email to a supervisor or a recruiter of a large company, do not hesitate to expand your formula to make it more sophisticated, without overdoing it:

 

1. Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguee

2. Je vous prie de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations

 

 

Expressions to thank, especially for emails

 

1. Merci:  the classic one, to be used in all circumstances

2. Merci de votre aide / temps / soutien

 

Expressions with a future focus

 

1. A bientôt / A tantôt / A très vite / A très bientôt

2. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt / vous rencontrer lundi prochain,

3. J'ai hâte de vous voir bientôt,

4. Dans l'attente de votre réponse,

5. Dans l'attente de vous lire.

 

Expressions for showing them you want to help

 

1. Si je peux vous être utile, n'hésitez pas à me contacter,

2. Si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter.

3. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus amples informations.

4. Veuillez me contacter si vous avez des questions.

 

Expressions to avoid

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There are outdated, or even heavy expressions that are best avoided. This is the case with the expression "croire en ", different from “croire à” and which refers to the fact of believing in a philosophy or a religion. Same with “les sentiments " and " dévoués “a little old. Here are some examples of expressions to avoid:

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1. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de mes sincères salutations

2. Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations

3. Veuillez croire en mes respectueux sentiments

4. Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux

5. Veuillez recevoir l'assurance de ma considération distinguee

6. Je vous prie de croire à mes sentiments les plus distingués

7. Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes sentiments dévoués